Windykacja należności a przepisy RODO – co powinien wiedzieć każdy przedsiębiorca?

Wraz z dniem 10 maja 2018 r. zaczęło obowiązywać RODO, czyli Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych, lecz już wcześniej zaczęło budzić wiele kontrowersji oraz wątpliwości. Poniższy artykuł ma na celu przybliżyć najważniejsze informacje dotyczące Rozporządzenia oraz wyjaśnić jego znaczenie w kwestii procesu windykacji.

Czym są „dane osobowe”?

Poprzez pojęcie „danych osobowych” można zrozumieć „informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”) oraz czynnikach określających ekonomiczną tożsamość osoby fizycznej”, które zostały zawarte w art. 4 pkt. 1 RODO. Zapis ten oznacza, że wszelkie informacje dotyczące wysokości zadłużenia, wypłacalności dłużnika oraz charakterze roszczeń, również są zaliczane do „danych osobowych”. Zgodnie z Rozporządzeniem, każdy wierzyciel zobowiązany jest do odpowiedzialności dbania o legalność wykorzystywania danych osobowych dłużnika.

RODO w procesie windykacji

RODO pozwala na przetwarzanie danych osobowych tylko na podstawie przesłanek realizacji do celów prawnie uzasadnionych i udokumentowanych. Wyżej wymieniona przesłanka musi mieścić się w katalogu warunków zgodnych z prawem dotyczącym przetwarzania danych osobowych. W praktyce oznacza to, że wierzyciel w celu dochodzenia roszczeń, może wykorzystać każde dane osobowe dłużnika, nawet w sytuacji, w której osoba ta nie wyraża na to zgody. Przesłanka do realizacji przetwarzania danych osobowych dotyczy tylko podmiotów, które na podstawie sukcesji uniwersalnej, bądź cesji wierzytelności, nabyły prawo do danej należności. Warto wiedzieć, że wszelkie dane osobowe mogą być przetwarzane tylko w sytuacji, której dany powód je usprawiedliwia i są wykorzystywane w sposób legalny. Oznacza to, iż po zakończeniu procesu windykacji, wierzyciel zobowiązany jest zaprzestania przetwarzania danych osobowych dłużnika oraz ich usunięcia.

Powierzenie windykacji podmiotom zewnętrznym a RODO

Wraz z powierzeniem windykacji podmiotom zewnętrznym, wierzyciel musi posiadać świadomość, iż czynność ta wiąże się z powierzeniem danych osobowych dłużnika. Firma windykacyjna musi posiadać spełnione wszystkie wymogi dotyczące RODO. Kolejnym istotnym krokiem w przekazaniu danych osobowych profesjonalnemu podmiotowi, jest sporządzenie umowy powierzenia, w której zostaną zawarte wszelkie informacje, tak, aby uznana była za legalną. Podmiot zewnętrzny podczas procesu windykacji będzie mógł wykorzystać tylko te dane dłużnika, które zostały mu przekazane w sporządzonej umowie z wierzycielem.

Każdy podmiot zajmujący się zawodowo dochodzeniem roszczeń z tytułu powstałych zadłużeń, jest zobowiązany także do reagowania na otrzymane od dłużników wnioski, dotyczące dostępu do ich danych osobowych. Jeśli wniosek będzie uzasadniony, firma zajmująca się windykacją musi także przychylić się do sprostowania, bądź ograniczenia przetwarzania danych osobowych dłużnika.

Windykacja skuteczna i zgodna z RODO

Każdy wierzyciel, który powierza dane osobowe dłużnika podmiotom trzecim, tj. firmom windykacyjnym, powinien zadbać o sporządzenie prawidłowej i legalnej umowy przekazania danych oraz zawrzeć w niej postanowienia wykorzystania ich w sposób zgodny z prawem. Umowa między wierzycielem a podmiotem zewnętrznym powinna zawierać przede wszystkim zakres transferu, definiować zbiory przetwarzania danych osobowych, a także być oparta na klauzulach zawartych przez uprawnione do tego urzędy. W umowie powinien zostać zawarty także konkretnie zdefiniowany cel przetwarzania danych dłużnika, co pozwoli zarówno wierzycielowi jak i podmiotowi uniknąć kar pieniężnych za niedopełnienie obowiązków z tytułu przetwarzania danych osobowych oraz ich ochrony prawnej.