Wady i zalety niszczarek biurowych

Niszczarkę biurową możemy znaleźć w niemal każdym przedsiębiorstwie, które choć po części bazuje na papierowej dokumentacji. To zrozumiałe, jeśli nie chcemy, by sterty niepotrzebnych dokumentów piętrzyły się na biurku. Niszczarka biurowa to urządzenie praktyczne i powinno stanowić ogromną pomoc w codziennej pracy. No właśnie – powinno, a jak jest naprawdę?

Gdzie sprawdzi się niszczarka biurowa?

Niszczarka biurowa najlepiej sprawdzi się w małych oraz średnich przedsiębiorstwach. Może stanowić dodatkową pomoc w zakresie niszczenia – głównie papierowych – dokumentów. Nie poradzi sobie jednak z utylizacją sprzętów elektronicznych, a przecież to na nich przechowujemy największą ilość danych. Dlatego niszczarka biurowa może stanowić narzędzie pomocnicze, ale nie sprawdzi się jako główny element przy niszczeniu dużej ilości dokumentów. W przypadku, gdy większość danych, które chcemy trwale usunąć, znajduje się na nośnikach cyfrowych – warto zwrócić się o pomoc do firm zajmujących się profesjonalnym niszczeniem dokumentów.

Co jeszcze warto wiedzieć o niszczarkach biurowych przed zakupem? Kto kiedykolwiek korzystał z typowej niszczarki biurowej wie, jak długi i żmudny może to być proces. Większość dostępnych na rynku niszczarek przyjmuje jednorazowo dosłownie kilka kartek. Przy włożeniu większej ilości (co często następuje wskutek narastającej frustracji i chęci jak najszybszego pozbycia się sterty dokumentów) niszczarka zacina się. My zostajemy z uszkodzonym urządzeniem oraz… z prawie tak dużą ilością niepotrzebnych dokumentów, jaką mieliśmy na początku.

Niszczarka biurowa zatem najlepiej sprawdzi się w firmach, gdzie niszczenie papierowych dokumentów odbywa się sporadycznie. Punkty obsługi klienta, gdzie czasem trzeba coś wydrukować, podpisać a w razie błędu zniszczyć – to niektóre z miejsc, gdzie niszczarka biurowa może się okazać naprawdę przydatna. Lepiej trwale pociąć i zniszczyć kartkę papieru, niż pognieść ją i wyrzucić do kosza na śmieci. W ten sposób możemy narazić się na wyciek poufnych danych, a przecież nie chcemy narażać swojej firmy na konsekwencje takiego działania.

Kolejną niewątpliwą wadą niszczarek biurowych jest czas, który musimy poświęcić, by zniszczyć niepotrzebne dokumenty. Zamiast wykonywać podstawowe obowiązki, w zawodach, gdzie liczy się czas działania – tracenie go na stanie nad niszczarką nie jest zbyt praktyczne.

Czym kierować się przy wyborze niszczarki?

Jeżeli już zdecydujemy się na zakup niszczarki biurowej – warto, byśmy wzięli pod uwagę kilka parametrów. Pierwszym z nich jest norma DIN 66399, która dokładnie określa procedurę, jakiej należy przestrzegać podczas niszczenia konkretnych dokumentów, a także stopień tajności dokumentów. Dobra niszczarka biurowa powinna zatem oferować niszczenie zgodne z wspomnianą normą.

Na co jeszcze zwrócić uwagę? Czasy, w których żyjemy pozwalają nam zasięgnąć opinii internautów właściwie w każdej dziedzinie życia. O ile nie warto szukać w wyszukiwarce informacji na temat objawów choroby, o tyle sporym ułatwieniem jest możliwość wyszukania opinii na temat konkretnego modelu niszczarki biurowej. Wystarczy minimalna umiejętność oddzielenia materiałów marketingowych od szczerych opinii i już, wiemy wszystko na temat danego modelu niszczarki biurowej. Użytkownicy urządzeń biurowych wszelkiego typu chętnie dzielą się opiniami w internecie.

Co zamiast niszczarki biurowej?

Mimo dynamicznego rozwoju technologicznego, niszczarki biurowe wciąż są raczej dodatkiem, niż docelowym rozwiązaniem. Niszczenie dokumentów w dużej ilości zabiera dużo czasu, a do tego – możemy zniszczyć tylko elementy papierowe.

Co jeśli mamy do usunięcia ogromną ilość dokumentów, a do tego – w ich skład wchodzą także nośniki cyfrowe? Zwykłe usunięcie pliku z dysku twardego komputera nie wystarczy, dane można z łatwością odzyskać. Dlatego warto rozważyć współpracę z profesjonalną firmą zajmującą się niszczeniem dokumentów. Specjaliści przyjmują każdy nośnik cyfrowy i trwale go zniszczą tak, abyśmy nie musieli martwić się o bezpieczeństwo firmy oraz jej klientów. 

Źródło: Essi – utylizacja dokumentów