Jak wybrać profesjonalną firmę niszczącą dokumenty?

Wśród polskich przedsiębiorców coraz częstszym trendem jest powierzanie pewnych zadań firmom outsourcingowym. Zjawisko to dotyczy już nie tylko zatrudniania nowych pracowników czy pozyskiwania tymczasowych zleceniowców, ale także dotyka takich kwestii jak archiwizacja, niszczenie, czy utylizacja przedawnionej dokumentacji. Właściwe niszczenie dokumentacji jest bardzo ważnym elementem ochrony danych przedsiębiorstwa. Obecnie na rynku obserwujemy znaczny przyrost firm branżowych, zajmujących się profesjonalnym niszczeniem i utylizacją dokumentacji. Kryterium kosztów i oszczędności nie powinno być jedyną wytyczną –  często może doprowadzić do wyboru niedoświadczonej lub nieprofesjonalnej firmy zewnętrznej. Jak spośród tak szerokiego wachlarza ofert wybrać tę właściwą, aby mieć pewność, że nasze dokumenty zostaną zniszczone w bezpieczny i zgodny z przepisami sposób?

Kwestie formalne

Aby prawidłowo niszczyć dokumenty, firma zewnętrzna powinna spełniać kilka wymagań formalnych. Przede wszystkim posiadać odpowiednie zaplecze techniczne – własną, strzeżoną i monitorowaną niszczarnię oraz niszczarki przemysłowe, dzięki którym będzie mogła prawidłowo dokonywać niszczenia dokumentacji. Niszczarki powinny być zgodne z obowiązującą normą DIN 66399, gdyż na ten moment to ona gwarantuje poprawność i bezpieczeństwo niszczonych materiałów. Kolejnym ważnym czynnikiem jest zaufana i przeszkolona kadra. Najlepiej gdy firma zewnętrzna zatrudnia wyłącznie osoby niekarane, a także zobowiązuje swoich pracowników do pisemnego zachowania tajemnicy powierzanych dokumentów.

Wiarygodność na rynku

Sytuacja, w której wybierasz firmę z polecenia zaufanej osoby, jest rozwiązaniem idealnym. Co jednak, jeśli nie znasz nikogo, kto mógłby Ci kogoś polecić? Wtedy poszukiwanie i wybór specjalisty spoczywają wyłącznie na Tobie. Kieruj się zdrowym rozsądkiem. Zwracaj uwagę na to, jak długo dana firma jest na rynku. Im dłużej utrzymuje się w branży, tym większe doświadczenie posiada. Sprawdź, jakie rozwiązania stosuje w kwestiach związanych z bezpieczeństwem i czy proces niszczenia nie budzi Twoich zastrzeżeń. Potencjalny fachowiec w momencie przekazania dokumentacji powinien wystawiać protokół odbioru, a po dokonaniu niszczenia przedstawić certyfikat zdawczy oraz nagranie samego procesu. Jeśli firma niszcząca dokumentację pozwala na Twoje uczestnictwo na każdym etapie niszczenia, nie wahaj się z tego skorzystać, aby mieć pewność poprawnej realizacji usługi, zwłaszcza w początkowej fazie współpracy.

Rzetelność usług

Po wprowadzeniu RODO cecha ta stała się niezwykle ważna, gdyż przetrzymywanie dokumentacji z danymi osobowymi może narazić Twoje przedsiębiorstwo na dotkliwą karę finansową. Dobrze, jeśli firma, której zlecasz niszczenie dokumentacji, oferuje krótkie terminy realizacji usług. Jeśli wytwarzasz duże ilości dokumentacji bieżącej, ważne, aby firma zewnętrzna oferowała odbiór i niszczenie nośników danych według haromonogramu dostosowanego do Twoich potrzeb. Żeby sprawdzić, jak działa firma, zajrzyj na jej stronę internetową. Jeśli takowej nie posiada, powinien być to wyraźny sygnał dla Ciebie, że być może nie jest to najlepszy wybór. Jeśli nie znajdziesz odpowiedzi na stronie, skontaktuj się z przedstawicielem firmy, aby rozwiać swoje wątpliwości.

Kompleksowa oferta

Istotnym czynnikiem przy wyborze firmy profesjonalnie niszczącej dokumenty będziesz jej szeroka oferta. W dzisiejszych czasach coraz więcej danych posiadamy w formie elektronicznej, na dyskach komputerów, kartach pamięci, czy płytach CD/DVD. Jednakże takie dane również wymagają zniszczenia po upływie czasu ich przechowywania. Najlepiej wybrać taką firmę, która oferuje możliwość bezpiecznego niszczenia wszystkich dostępnych nośników informacji. W praktyce oznacza to, że oprócz klasycznej dokumentacji papierowej powinna niszczyć również dyski twarde i magnetyczne, elektroniczne, czy optyczne nośniki informacji. Dobrze, gdy oferta takiej firmy wychodzi naprzeciw oczekiwaniom swoich klientów. Sprawdź, co proponuje profesjonalista: czy posiada w swoim asortymencie mobilne niszczenie dokumentów, usługę bezpiecznych szafek lub inne rozwiązania, które mógłbyś wdrożyć we własnym przedsiębiorstwie.

Źródło: http://niszczeniedokumentow.eu/